Apakah perjalanan dinas sering menjadi tugas yang melelahkan? Mulai dari pengumpulan struk hingga proses reimbursement yang lama, banyak karyawan merasa travel expense adalah tugas yang merepotkan. Belum lagi, tim keuangan harus memilah dan memeriksa laporan pengeluaran dari berbagai karyawan. Kalau sudah begini, urusan kecil seperti pengeluaran perjalanan bisa menyita banyak waktu dan tenaga. Ketika semuanya dilakukan manual, risiko seperti dokumen hilang, data yang tidak akurat, dan proses approval yang lambat jadi sangat mungkin terjadi.
Kenapa Travel Expense Sering Jadi Masalah?
1. Dokumen Berantakan: Struk sering kali tercecer atau hilang, apalagi jika perjalanan dinas memakan waktu beberapa hari. Akibatnya, laporan pengeluaran jadi tidak lengkap.
2. Proses Approval Lambat: Dalam sistem manual, approval biasanya bergantung pada waktu luang atasan. Jika atasan sibuk atau berada di lokasi lain, proses ini bisa tertunda.
3. Kontrol Budget yang Sulit: Ketika pengeluaran tidak dilacak secara real-time, melampaui anggaran perjalanan bisa terjadi tanpa disadari.
4. Laporan Manual Rawan Kesalahan: Menyalin angka dari struk ke laporan manual bisa menyebabkan human error, seperti salah jumlah atau lupa mencantumkan detail penting.
Semua ini mengakibatkan travel expense jadi tugas yang bikin stres, padahal sebenarnya ada solusi sederhana untuk mengatasinya.
Bagaimana Teknologi dapat Mengatasinya?
Dengan kemajuan teknologi, mengelola travel expense kantor kini bisa dilakukan dengan cara yang jauh lebih efisien. Salah satu solusinya adalah menggunakan Mekari Expense, sebuah platform yang dirancang khusus untuk mempermudah pengelolaan pengeluaran perusahaan.
Berikut adalah fitur-fitur yang membuat Mekari Expense jadi solusi andalan:
Pengunggahan Digital untuk Struk
Lupakan kebiasaan menyimpan struk fisik yang mudah rusak atau hilang. Dengan Mekari Expense, karyawan cukup memfoto struk menggunakan aplikasi, dan data pengeluaran akan langsung tersimpan secara digital.
Approval Workflow Otomatis
Tidak perlu lagi bolak-balik meminta tanda tangan. Mekari Expense memiliki fitur otomatisasi approval yang mempermudah atasan untuk menyetujui laporan pengeluaran langsung dari ponsel mereka.
Pemantauan Real-Time
Semua pengeluaran tercatat dan dapat dipantau secara langsung. Ini membantu tim keuangan memastikan bahwa pengeluaran tetap sesuai anggaran.
Laporan Terintegrasi
Laporan travel expense yang lengkap dan akurat bisa dibuat hanya dalam hitungan menit. Tidak ada lagi kesalahan perhitungan atau data yang hilang.
Mengelola pengeluaran perjalanan dinas seringkali menjadi tantangan bagi banyak perusahaan. Proses manual yang melibatkan pengumpulan struk, pembuatan laporan, dan menunggu approval pimpinan dapat memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan. Namun, dengan hadirnya Mekari Expense, semua kerumitan tersebut dapat diatasi dengan lebih efisien.
Fitur Unggulan Mekari Expense dalam Mengelola Travel Expense:
1. Pengajuan Perjalanan Bisnis yang Mudah: Karyawan dapat mengajukan perjalanan dinas melalui aplikasi dengan mengisi detail seperti tujuan, durasi, dan estimasi biaya. Hal ini mempermudah proses perencanaan dan memastikan semua informasi terdokumentasi dengan baik.
2. Otomatisasi Alur Persetujuan: Mekari Expense memungkinkan perusahaan untuk mengatur alur persetujuan yang sesuai dengan kebijakan internal. Dengan otomatisasi ini, pengajuan dapat disetujui lebih cepat tanpa harus menunggu tanda tangan manual, dan mempercepat proses.
3. Pengelolaan Struk Digital: Selama perjalanan, karyawan dapat memfoto struk dan mengunggahnya langsung ke sistem. Ini mengurangi risiko kehilangan struk fisik dan mempermudah proses reimbursement karena semua bukti pengeluaran tersimpan secara digital.
4. Kartu Kredit Virtual: Untuk memfasilitasi pembayaran selama perjalanan, Mekari Expense menyediakan fitur kartu kredit virtual yang dapat digunakan karyawan. Ini membantu dalam memonitor pengeluaran secara real-time dan memastikan semua transaksi tercatat dengan baik.
5. Laporan Pengeluaran Real-Time: Tim keuangan dapat memantau pengeluaran perjalanan secara langsung melalui dashboard yang disediakan. Laporan yang dihasilkan juga dapat disesuaikan dengan kebutuhan, memudahkan analisis dan pengambilan keputusan.
6. Integrasi dengan Mekari Jurnal: Setiap transaksi yang tercatat di Mekari Expense dapat disinkronkan secara otomatis dengan Mekari Jurnal, memastikan pembukuan yang akurat dan up-to-date tanpa perlu input manual.
Manfaat Implementasi Mekari Expense:
Efisiensi Waktu: Dengan otomatisasi dan digitalisasi proses, waktu yang dibutuhkan untuk mengelola travel expense berkurang signifikan.
Akurasi Data: Mengurangi kesalahan yang sering terjadi pada proses manual, memastikan data pengeluaran lebih akurat.
Transparansi: Memungkinkan pemantauan pengeluaran secara real-time, meningkatkan transparansi dan kontrol anggaran.
Kepuasan Karyawan: Proses reimbursement yang lebih cepat dan sederhana meningkatkan kepuasan dan moral karyawan.
Dengan fitur-fitur tersebut, Mekari Expense tidak hanya mempermudah pengelolaan travel expense, tetapi juga meningkatkan produktivitas dan akuntabilitas dalam perusahaan. Penggunaan solusi digital seperti ini adalah langkah strategis untuk menghadapi tantangan operasional di era modern.
Jangan biarkan proses manual memperlambat pekerjaan Anda. Mekari Expense adalah solusi modern untuk pengelolaan pengeluaran perusahaan. Klik di sini untuk demo gratis!
Artikel ini juga tayang di VRITIMES
